东营区人民政府办公室

关于印发东营区电子公文传输管理办法的

通    知

各镇人民政府、街道办事处，区政府各部门、单位：

    《东营区电子公文传输管理办法》已经区政府同意，现印发你们，请认真贯彻执行。

                           二〇〇八年一月十五日

东营区电子公文传输管理办法

第一章  总  则

第一条　为规范全区电子公文传输系统使用，促进电子公文应用管理制度化、规范化、科学化，推进全区无纸化办公进程，根据国务院办公厅《电子公文传输管理办法》和《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条  本办法适用于经区政府批准使用电子公文传输系统的全区各级各部门、单位（以下简称使用单位）以及各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)之间所进行的电子公文传输。

第三条  本办法所称电子公文传输系统（以下简称系统）是指依托“数字化东营”城域网建设，用于进行非涉密公文的电子化生成、发送、接收、处理、传递、还原的信息化应用系统，是东营区电子政务综合应用平台的重要组成部分，由区政府统一配置的硬件设备和软件系统构成。主要功能是通过信息化网络实现全区各镇、街道及区直各部门、单位机关公文的“无纸化”快速传递，降低行政成本，提高办公效率。

第四条　本办法所称电子公文是指通过东营区政府统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据(包括文件及其它与工作有关的资料、信息等)。电子公文传输指电子公文的生成、发送、接收、处理、传递、还原等过程。

第五条  使用单位所有适合通过系统传输的电子公文，原则上均应当通过系统进行传输，严禁涉及国家秘密和内部不宜公开的公文及与工作无关的信息在系统中传输。

第六条  在系统中传输的电子公文，其文种、格式、行文规则等应当符合《国家行政机关公文处理办法》并按照东营区政府关于公文管理的有关规定执行，行文单位负责审核把关并承担相应责任。

第七条  电子公文按规定加盖电子印章的与相同内容纸质公文具有同等法定效力。

第二章  管理职责

第八条  区政府办公室负责全区电子公文传输工作的统一指导协调和监督管理工作；区信息化主管部门负责系统的日常管理维护工作；各镇、街道党政办公室及区直各部门、单位办公室具体负责本单位的电子公文传输工作。

第九条  区政府办公室主要履行以下工作职责：    

（一）负责制定系统使用的具体工作规范和相关制度；

（二）负责受理各单位系统的使用注册、名称变更、撤销等相关申请；

（三）负责受理各单位电子印章的制作、变更、注册、销毁等数字认证相关申请；

（四）负责监督使用单位严格落实工作规范和相关制度；

    （五）负责征询使用单位的意见和建议，协调解决系统使用过程中的相关问题；

第十条  区信息化主管部门主要履行以下工作职责：

（一）负责组织开展系统使用知识的培训工作；

（二）负责具体办理各单位系统和电子印章的认证工作；

（三）负责系统应用设备及传输网络的日常管理和维护工作;

（四）负责保障系统正常运行并逐步改进和完善相关功能。

第十一条  使用单位必须明确一名领导主管电子政务工作，并确定一名电子政务管理员，主要职责是：

（一）负责本单位系统的正常运行和日常维护工作；

（二）负责与区信息化主管部门的业务衔接工作；

（三）负责本单位使用人员的技术培训工作；

（四）负责指导和监督本单位使用人员对系统的使用工作。

第三章  使用单位和人员

第十二条  凡需要使用系统进行电子公文传输的单位，应向区政府办公室提出书面申请，经审核批准后，由区信息化主管部门具体办理注册手续，制作电子印章，分配系统帐户和密码。

第十三条  因以下情况需要在系统中变更有关资料的，使用单位应向区政府办公室提出书面申请，经审核批准后，由区信息化主管部门具体办理。

（一）使用单位名称变更的，应当办理名称变更手续。使用单位应当书面申报新使用单位的名称及电子政务管理员和使用人员名单；

（二）使用单位被撤销的，应当办理注销手续。使用单位应当书面申报需注销单位和电子印章名称，并提出系统中相关电子公文的处理意见；

（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位的名称，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二款规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称，则按本办法第十二条规定办理注册手续，合并前在系统中所使用的相关单位名称按本条第二款规定办理注销手续。

第十四条  使用单位应当按照系统的统一配置标准，结合本单位实际情况，提供保证系统正常、安全运行所需的硬件、软件设备和工作环境。

（一）硬件标准。1、计算机（CPUP41.6以上，硬盘容量不少于80G，内存不小于256M，操作系统为WIN2000或WINXP）；2、电子印章（初始UKEY全区统一配发）;3、彩色激光打印机（各使用单位根据实际情况自行选配）；

（二）网络接入。试运行期间，可直接登录东营区电子政务综合应用平台进行收发和处理公文。正式运行后，系统将全部转入城域网，未接入城域网的单位将无法进入系统；

（三）系统安全。使用人员取得系统帐户和初始密码后应当立即修改密码，密码必须在8位数以上，密码字符中必须包含有非数字字符，并至少每三个月更换1次；各入网计算机必须安装符合区信息产业局统一要求的正版杀毒软件；

（四）管理制度。应当建立确保系统安全、高效运行，各类电子公文及时收发、传递的相关工作制度；

（五）软件标准。1、Microsoft office办公软件。文件编辑采用Microsoft Word文字处理软件，电子报表编辑采用Microsoft Excel处理软件，电子图片编辑采用JPEG格式，电子幻灯片编辑采用Microsoft PowerPoint 处理软件；2、电子签章软件。由区信息化主管部门根据系统软件标准要求统一配发，使用单位应当按要求做好升级维护，确保系统内部软件标准的统一。

第十五条　各使用单位从事系统运行、维护、管理的工作人员，必须政治可靠、责任心强，了解电子政务的内容与程序，熟悉国家有关法律、法规和规章，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平。

第十六条　系统使用人员的帐户和密码由本人保管。使用人员应当定期修改密码，保证个人帐户的安全，并对通过个人帐户所发送的电子公文或其它信息承担相应责任。

第十七条　未经单位负责人同意，无关人员不得使用系统用户的帐户和密码登录系统。

第四章  电子印章的制作和管理

第十八条　电子印章是指在电子公文上盖章用的签名印章，通过合法程序加盖了电子印章的电子公文具有法律效力。

第十九条　使用单位需要制作、变更或注销本单位电子印章的，由单位按照相关的实物印章管理规定到区政府办公室办理审批手续，经批准后，由区信息化主管部门具体办理，电子印章的购置费用由使用单位自理。

第二十条　注销电子印章时，区政府办公室和印章所属单位相关人员必须同时在场予以确认。

第二十一条　电子印章由于损坏、遗失等原因造成不能使用需要换领补发，或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要在系统中变更资料的，必须及时报区政府办公室备案，并按照本办法第十九条规定办理相关手续。

第二十二条　使用单位的电子印章、密钥U盘属机密资料，应等同于实物印章管理，必须制定相关管理办法并指定专人负责、严格管理。

第五章  电子公文的发送和接收

第二十三条　电子公文的发送和接收指使用单位（包括辖区内上下级、平级、不相隶属单位）之间因工作需要，将电子公文利用系统传送给收文单位和接收外单位发送的电子公文的过程。

第二十四条　使用单位在发送电子公文时，必须选择公文的主送、抄送单位，并严格按照公文发送范围发送，不得随意扩大或缩小发送范围。

第二十五条　发送电子公文原则上应当发送至收文单位的办公部门，不得直接发送给收文单位的负责人或其他个人，收文对象为个人的除外。

第二十六条  行文单位在编制电子公文时，应一个电子文档仅对应一个文件，不得在一个电子文档中包含多个文件。

第二十七条  公文如带有不方便进行电子化处理的附件（如书籍、图纸等），可以按照纸质公文的方式进行传递。同时，将公文正文以电子公文形式进行发送。

第二十八条  在系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第二十九条  使用单位应当及时接收电子公文。原则上每个工作日登录系统查收公文不少于4次（上、下午各2次），节假日期间每天不少于2次（上、下午各1次），紧急公文根据发文单位通知，随时上网查收。

第三十条  接收电子公文时，必须首先验证电子公文的真实性，确认真实无误后方可打印或进入本单位内部OA系统进行传递。打印后的电子公文等同于纸质文件，参照纸质公文的管理办法处理。

第三十一条  首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第三十二条  电子公文接收失败时，收文单位应当及时与发文单位联系，说明原因，请求重发。

第三十三条  电子公文的发送时间、接收时间，发送帐户、接受帐户及其它相关资料，以办公系统记录数据为准。

第六章  安全保障

第三十四条  区政府办公室应加强电子公文传输系统使用的日常监督管理，建立健全相关工作制度，监督使用单位落实工作制度和安全防护措施，确保系统正常、安全运行。

第三十五条  区信息化主管部门应当建立健全网络中心机房安全管理制度，认真落实安全防护措施，确保系统和网络安全。同时，及时指导使用单位落实安全防护措施。

第三十六条  使用单位应当加强单位内部计算机网络安全的日常监督管理，落实安全防护措施，定期检查、维护本单位系统和计算机网络，发现问题要及时排除，确保系统正常、安全运行。

第三十七条  使用单位电子政务管理员和使用人员不得随意更改系统中本单位的帐户名称。

第三十八条  使用人员应当自觉遵守国家有关法律、法规和维护系统正常运行的相关规章制度，不得利用系统从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动，不得复制和传播违法信息，不得将带有病毒文件或涉密文件、不宜公开信息录入系统，不得利用系统传递与工作无关的信息。使用单位应当对所录入系统的电子公文或其它信息的保密性、合法性、完整性、发布范围等承担相应责任。

第七章  应急处理

第三十九条  使用单位和使用人员发现系统出现故障导致电子公文无法在系统内进行正常传递时，应当及时报告区信息化主管部门，由区信息化主管部门尽快组织技术人员查明原因，及时排除故障。

第四十条  系统出现异常，造成数据不完整、数据丢失，影响系统完整运行，应由使用单位的电子政务管理员负责维护，并报告区信息化主管部门。

第四十一条  在系统出现故障不能正常运行期间，使用单位应当采取必要的应急措施和合适的方式确保公文有效传递，不得因此贻误工作。

第八章  附  则

第四十二条  使用单位和使用人员违反本办法有关规定，情节轻微的，由区政府办公室予以通报批评；情节严重且造成一定后果的，按照有关法律法规及相关制度规定，由有关部门依纪、依法追究有关人员和相关领导的责任。

第四十三条  本办法由东营区人民政府办公室负责解释和监督执行，并根据工作情况变化和工作需要进行修订和完善。

第四十四条  本办法自公布之日起实施。