东区创城办[2008]5号

关于加强创建文明城市档案

建设工作的通知

各镇、街道，区直各部门、单位：

创建文明城市工作档案是反映创城工作的重要基础性材料，《全国文明城市测评体系》中85%的创城指标的测评方法为“材料审核”。因此，建立健全规范的创城档案资料是全面做好创城工作，确保顺利通过检查验收的关键。为切实搞好创城档案，现将有关事宜通知如下：

一、工作目标

按照《全国文明城市测评体系（2008年版）》的要求，建立内容完整、层次清晰、格式规范、数据准确的东营区创城档案，全方位体现我区创建文明城市的过程和成果。

二、档案年限

本次创城档案资料的起止年限为2006年至2008年。其中，数据统计类档案截止2007年12月31日。

三、档案体系

我区创城档案分为三级：一级档案体现全区创城工作组织领导和实施情况。二级档案集中反映7个测评项目、30项测评基本指标和3项特色指标的创建和达标情况。三级档案为起辅助证明作用的原始资料档案。

四、职责分工

1、区创城办负责全区创城档案工作的协调、指导、督促检查及一级档案、部分二级档案的建档工作。

2、各镇、街道负责本级创城工作档案的协调、指导、督促检查、建档及移交工作。

3、区直各有关部门、单位负责本部门、单位创城工作档案的建档及移交工作，同时负责指导监督本行业各实地考察单位、窗口单位建立健全规范的创城档案。

五、整理移交

1、建档。各镇、街道要严格按照《测评体系》要求，建立完整的档案体系，并编制总目录，经认真审核后，向区创城办移交。区直各部门、单位要按照区创城委印发的《东营区创建文明城市职责分工》（修订稿）的要求，分别建立“共性指标档案”和“个性指标档案”，同时建立三级档案（主要指原始台账、工作记录等）作为二级档案的补充。档案所涉文件、总结、汇报、表格要有单位名称，单位公章和编写日期；表格不仅要有公章、日期，还要填写审核人、责任人、填表人等，装订时表格的头要在装订线一侧；档案中的数据要口径一致，不能出现逻辑性错误，特别是2006、2007年有关数据要与本单位报送至区统计局数据、报送至市主管部门数据及区创城办数据一致。

2、审核移交。各镇、街道和区直各部门、单位的创建文明城市工作档案和大事记根据区创城办通知进行报送审核（具体审核时间附后），审核通过后在5月23日前移交创城办。

六、几点要求

1、提高认识，强化责任。各镇、街道和区直各部门单位要高度重视创城资料的收集、整理等建档工作，实行专人负责制。如因工作不力、消极怠慢，出现资料收集不全或数据逻辑性错误等现象，对全区创城工作造成严重影响的，要追究建档单位主要领导和有关责任人的责任。

2、统一标准，严格程序。所有档案均须按照《东营区创建文明城市档案立卷建档标准》（附后）的要求建档。镇、街道和区直有关部门单位要根据各自承担的指标任务，按照内容齐全、分类清楚、结构完整的要求进行资料的收集、汇总和整理，在区创城办（联系电话：8255763）的统一调度下，进行建档和移交。

3、突出重点，保证质量。各单位要紧扣创城指标体系（《东营区创建文明城市职责分工》修订稿）整理建档，突出能够最直观地反映指标达标情况的资料，做到全面、系统、真实。

附：1、东营区创建文明城市档案立卷建档标准；

    2、创城档案审核时间安排表。

        东营区创建文明城市工作委员会办公室

       2008年5月5日

附1：

东营区创建文明城市档案立卷建档标准

为建立内容完整、层次清晰、格式规范、数据准确的创城档案体系，客观、全面地体现我区创建文明城市的过程和成果，实现我区建设“精品档案”的目标，特制定本标准。

一、建档范围

1、创城档案的建档范围为《全国文明城市测评体系》（2008年版县级文明城市）中测评方法为“材料审核”（含同时使用材料审核与其他测评方法）的测评内容。

2、测评方法为“实地考察”、“问卷调查”和“网络调查”的测评内容，无须向区创城办报送档案。“实地考察”类指标的档案由各责任部门负责指导有关待查现场建立。

二、建档标准

    档案资料应当内容齐全、分类清楚、整理系统、编号准确、编目清晰，符合创城工作及行业规范要求。所有档案内容均须统一到A4纸大小（小于A4纸的应复印到A4纸上，比A4纸大的表格、图片，应折叠到A4纸大小或缩印到A4上）；用笔、用纸要符合国家档案标准；声像、机读等载体资料要填制时间、地点、任务、内容、背景、作者等项目，编制系统的案卷和卷内目录，同时备份电子文档。根据测评内容需建立数卷档案的，要按照“先重要后次要”的原则逐卷建档，第一卷内容要集中反映创城指标组织进展和达标情况，其它基础资料按测评标准或类别逐项建卷。

三、档案内容

依据《测评体系》（县级城市）和《东营区创建文明城市职责分工》（修订稿），各镇、街道和区直各部门单位的档案应包括所有能支持、证明创城指标完成情况的重要数据、重要文字材料、各类批文、图表、照片、影像资料等内容，除建立所承担“个性指标”档案外，均要建立“共性指标”档案。

（一）个性指标档案内容

内容中首先提供结论性说明（结论性说明应简洁明了，主要说明该测评内容达标情况），然后附上原始依据。

1、封面：上面为“东营区创建文明城市工作档案”，字体为大标宋小初。空格一行，“测评内容：******（指标名称）”，黑体二号。落款为“东营区创建文明城市工作委员会办公室”，日期为“二○○八年五月”，字体为黑体二号。

2、卷内目录：上面为“卷内目录”，字体为黑体二号。目录内容采用表格形式，共七列，第一列为序号，第二列为发文字号，第三列为责任者，第四列为文件题名，第五列为发文日期，第六列为页号，第七列为备注。

3、“******（指标名称）达标情况”（主要包括我区现状、已达测评标准类别等）。

4、“******（指标名称）达标情况说明”（主要包括2006、2007两年我区工作进展情况总结、数据来源及计算公式等，为达标情况提供说明）。

5、数据统计类指标的2006、2007年度考核指标达标情况图文对照表。

6、直接体现考核指标完成情况的重要《政府令》、《方案》、有关制度、文件、报告、检查督查意见、通报、表格、示意图等。

7、2006、2007年度工作意见、工作总结。

8、与考核指标有关的，获得省以上荣誉称号的文件、证书等。

9、其他有关重要《方案》、《意见》、《通知》、总结、会议材料、简报、活动记录、成果、文献等。

反映指标完成情况的照片要按指标分别建立照片档案，照片档案要用统一的相册，每张照片要附有相关说明。取得的荣誉证书、奖牌等要拍照收入照片档案。

（二）共性指标档案内容

1、封面。格式同“个性指标档案”。将“测评内容：******（指标名称）”替换为“共性指标名称”。

2、卷内目录。格式同“个性指标档案”。

3、创建文明城市《实施方案》、工作计划。

4、建立创城组织领导机构情况、机构职责、分工等文件。

5、在创建氛围营造、干部素质教育、机关规范化建设、软环境建设、精神文明创建、环境建设、社会公益事业、督查考核等方面出台的主要文件、采取的主要措施及开展的主题教育活动等资料。

“共性指标”也要建立照片档案。

四、工程项目档案资料要求

创城考核指标中工程项目的档案资料，要包括该工程实施形成的前提文字材料、施工过程中形成的材料和后期竣工验收形成的文件材料，以及反映创城指标的各种计算数据、检验报告、统计报表等文字材料、图纸、图表及其载体的声像材料和机读材料。

五、窗口单位档案资料要求

在创城验收中须现场督察、现场检查的窗口单位，负责将单位迎检档案资料按照创城考核标准要求，在规定的时间内准备齐全并安排专人管理，以备迎检。

六、其他事项

本标准由东营区创建文明城市工作办公室负责解释。      

附2：

创城档案审核时间安排表

主题词：文明城市   档案建设   通知

东营区创建文明城市工作委员会办公室       2008年5月4日印发

                                            （共印120份）